ViaTrajectoire Ehpad : remplir le dossier étape par étape

ViaTrajectoire : un seul dossier pour demander une place en Ehpad

Chercher une place en Ehpad pour un parent est rarement une décision prise à froid. Souvent, c'est après une chute, une hospitalisation ou une nuit de trop. Et il faut alors monter un dossier, parfois dans l'urgence. La bonne nouvelle : il n'existe qu'un seul dossier national, qu'on peut remplir en ligne sur ViaTrajectoire, le service public national d'orientation en établissement médico-social, et envoyer à plusieurs établissements en une fois.

Cet article explique pas à pas qui remplit quoi, comment fonctionne la demande en ligne, comment faire sur papier, et ce qui se passe après l'envoi. Il s'appuie sur le portail officiel Pour les personnes âgées, sur le site ViaTrajectoire et sur le formulaire Cerfa n° 14732*03.

Un dossier national unique, deux volets

Tous les établissements utilisent le même dossier de demande d'admission, selon le portail officiel. Il sert aussi pour les petites unités de vie (moins de 25 places), pour l'hébergement temporaire et pour l'accueil de jour. Il comporte deux parties.

Le volet administratif

Il peut être complété par la personne âgée elle-même ou par une personne de son entourage habilitée à le faire : famille, personne de confiance, travailleur social, personne chargée de la protection juridique. Il recueille :

• l'état civil et les informations administratives habituelles ;
• le contexte de la demande : motivation, date d'entrée souhaitée, aides financières envisagées ;
• le nom de la personne à contacter au sujet de la demande ;
• les pièces à joindre.

Il est signé par le demandeur ou par son représentant légal.

Le volet médical

Il doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin. Il est destiné au médecin coordonnateur de l'établissement, qui donne un avis sur la demande en fonction des possibilités d'accueil. Pour cette raison, il doit lui être remis sous pli confidentiel : la famille n'a pas à le lire ni à le remplir à la place du médecin.

Demande en ligne sur ViaTrajectoire : les étapes

Dans la quasi-totalité des départements, la demande peut se faire en ligne. Voici le déroulé décrit par le portail officiel :

1. Créer le dossier sur le site ViaTrajectoire, rubrique particuliers et aidants.
2. Remplir le volet administratif en ligne.
3. Prévenir le médecin traitant. Il est aussi informé par courriel de la demande, pour pouvoir remplir le volet médical directement sur la plateforme, pendant une consultation.
4. Choisir les établissements dans l'annuaire et leur adresser le dossier. Un seul dossier suffit : une fois la partie administrative remplie et la partie médicale renseignée, il peut être envoyé à tous les établissements voulus, en un seul clic.
5. Suivre la demande à tout moment, puis accepter ou refuser les propositions d'admission.

Le consentement de la personne concernée, ou à défaut de son représentant, doit être obligatoirement recueilli, selon ViaTrajectoire. C'est un point à ne pas oublier si votre proche a des troubles cognitifs : le représentant légal, le cas échéant, doit être associé.

Sur papier : le Cerfa 14732*03

Si le numérique n'est pas une option, on peut télécharger et imprimer le formulaire Cerfa n° 14732*03 sur service-public.fr. Le portail officiel précise :

• le volet médical doit être transmis sous pli confidentiel à l'attention du médecin coordonnateur ;
• pour demander plusieurs établissements, on peut leur transmettre des photocopies du dossier ;
• l'envoi se fait par courrier à l'adresse de l'Ehpad, de préférence en lettre recommandée avec avis de réception.

Récapitulatif : qui fait quoi ?

Après l'envoi : liste d'attente et propositions

À réception du dossier complet, l'établissement prend en compte la demande. S'il existe une liste d'attente, la demande y est inscrite. Le portail officiel recommande de faire plusieurs demandes en même temps, dans plusieurs Ehpad. Quand une place se libère, la direction contacte la personne pour envisager l'admission. C'est le responsable de l'établissement qui prononce l'admission, après l'avis du médecin coordonnateur et après s'être assuré que l'établissement peut accompagner la personne dans de bonnes conditions.

Pour une personne atteinte d'Alzheimer, le portail officiel cite l'exemple des PASA (pôles d'activités et de soins adaptés), qui proposent un accompagnement spécifique par des professionnels formés. Il est donc utile de demander à chaque établissement ce qu'il propose pour les troubles cognitifs avant de choisir. Notre guide Comprendre Alzheimer aide à poser les bonnes questions.

Et le coût ? Où trouver de l'aide

Pour le détail de la facture, voir Prix d'un Ehpad : comprendre la facture et les aides, et pour les familles aux ressources limitées, l'aide sociale à l'hébergement et l'obligation alimentaire.

Le coût d'un Ehpad comprend plusieurs parties, et des aides peuvent réduire la facture : l'APA en établissement, l'aide sociale à l'hébergement, des aides au logement. Ce n'est pas le même calcul que l'aide à domicile. Notre article APA en Ehpad ou à domicile : différences, montants et bascule détaille la différence, et la page Aides financières pour personnes âgées en 2026 récapitule les dispositifs. À noter : les prix varient beaucoup d'un établissement à l'autre, et nous ne donnons pas de moyenne ici, faute de source officielle fiable. Demandez toujours le détail du tarif hébergement et du tarif dépendance à chaque Ehpad.

En attendant une place : tenir à domicile

Les délais d'attente peuvent durer. Beaucoup de familles doivent donc tenir plusieurs semaines, voire plus, avant l'entrée. Une aide à domicile bien organisée peut sécuriser cette période, notamment après une hospitalisation. Voir notre article Retour d'hospitalisation : organiser l'aide en 48 h, et si les nuits sont le point dur, Garde de nuit pour personne âgée : solutions, coût et aides.

Solution Autonomie aide les familles de Paris et d'Île-de-France à trouver des aidants formés, à coordonner leurs interventions et à monter les dossiers d'aides, y compris pendant l'attente d'une place. Notre démarche ne remplace pas le dossier d'admission : elle aide à tenir en attendant.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que ViaTrajectoire ?

C'est le service public national d'orientation en établissement ou service médico-social. Il permet de consulter l'annuaire des établissements, de créer en ligne son dossier de demande d'admission, de l'envoyer à plusieurs Ehpad et d'en suivre l'avancement.

Faut-il un dossier par Ehpad ?

Non. Un seul dossier suffit : une fois la partie administrative complétée et la partie médicale renseignée par le médecin, il peut être adressé à tous les établissements que vous souhaitez contacter.

Qui remplit le volet médical du dossier ?

Le médecin traitant ou un autre médecin. Il doit être daté et signé, puis remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l'établissement. En ligne, le médecin est informé par courriel et le remplit directement sur la plateforme.

Peut-on faire la demande sur papier ?

Oui, avec le formulaire Cerfa n° 14732*03 disponible sur service-public.fr. Le volet médical est transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur, et le dossier est envoyé à l'Ehpad, de préférence en lettre recommandée avec avis de réception.

Vaut-il mieux faire plusieurs demandes ?

Oui. Le portail officiel recommande de faire plusieurs demandes d'admission en même temps, dans plusieurs Ehpad, car une liste d'attente peut exister dans chacun.

Sources

• Pour les personnes âgées (gouv.fr) – Comment faire une demande d'admission en Ehpad ?
• ViaTrajectoire – Site officiel pour les particuliers et les aidants
• Service-Public.fr – Demande d'admission en Éhpad (Cerfa n° 14732*03)